Hvorfor er en Social Media Company Policy vigtig?
En Social Media Company Policy er noget af det første vi hjælper virksomheder med, når vi hjælper dem med at skabe virksomhedens digitale brand (se stage 2)
De 3 hovedformål med en Social Media Company Policy er
- 1. Få alle medarbejdere til at bruge de sociale medier aktivt
- 2. Sikre at alle medarbejdere føler sig lige så sikre i at bruge de sociale medier, som de er når de holder et fysisk møde/ tager kontakt til personer.
- 3. Være en guide for hvordan organisationens brug af de Sociale Medier forenes med virksomhedens måde at drive virksomhed på.
For at forklare de 2 hovedformål vil jeg gerne starte med af-digitalisere denne dialog, og tage udgangspunkt i hvordan de fleste af os gør i den fysiske verden, når vi møder andre mennesker enten i et fysisk møde, eller via telefonen.
I telefonen, eller til et møde, er vi så i tvivl omkring følgende?:
- Hvilket tøj vi skal have på til et møde med f.eks. en ny potentiel kunde? (gælder også ved et Skype-møde)
- Hvordan vi henvender os til personer vi ikke kender (Give hånd, holde øjenkontakt, Ice breaker åbningsdialog o.l.)
- At hvis kaffen ikke smager godt, så siger vi stadigvæk ”Tak for kaffe”, (det er selvfølgelig overdrevet, men jeg tænker at I forstår hvad jeg mener)
- Hvad der er tilladt og ikke tilladt (både skrevne og uskrevne regler)
- Osv
Nej, det er vi ikke i tvivl om, da det er helt naturligt for os, da vi er opdraget til hvordan vi er overfor andre mennesker i den fysiske verden – ja, vi har næsten fået det ind med modermælken – MEN det har vi ikke ift. hvordan vi skal agere/ opføre os på de Sociale Medier.
Derfor skal en Social Media Company Policy hjælpe med at få os til at indse, hvordan vi konverterer hvad vi gør i den fysiske verden til hvordan vi gør i den digitale verden.
Herved bliver medarbejderne mere sikre i at være tilstede i dialogen på de Sociale Medier og jo mere sikker medarbejderen er, jo større aktivitet, hvilket er hvad de 2 hovedformål med en Social Media Company Policy er.
Typiske fejl i en Social Media Company Policy
Her er nogle af de typiske fejl, som jeg er stødt på hos virksomheder jeg har besøgt:
- Virksomheden har ingen Social Media Company Policy, så det er helt op til hver enkelt medarbejder at fortolke hvordan de bruger og agerer på de Sociale Medier
- Virksomhedens juridiske afdeling/ advokat har udarbejdet Social Media Company Policy, så den primært tager udgangspunkt i hvad man ikke må/ hvad der er ulovligt, hvilket typisk vil gøre medarbejderen usikker – hvor mange vil mene at det er nemmeste ikke at gøre noget.
- Ledelsen vil kontrollere og bestemme hvad medarbejderne skal på de Sociale Medier
- Social Media Company Policy dokumentet er for stort og indviklet, så medarbejderne ikke kan overskue det og slet ikke bruge det operationelt, og dokumentet bliver (som mange medarbejderhåndbøger) noget man har til at stå i reolen (gemt et sted på serveren), men ikke bruger som en guide i sit arbejde på de Sociale Medier
- Virksomhedens værdier og arbejdsmetoder og -rutiner, vision, mission, salgsmodel o.l. er ikke en del af Social Media Company Policy – så medarbejderen har nu et nyt dokument at forholde sig til = besværligt og vil i mange tilfælde ikke virke efter hensigten
Hvordan udarbejdes en god og effektiv Social Media Company Policy, som vil blive brugt af medarbejderne - Guide
Der er lige så mange måder at udarbejder en Social Media Company Policy på, som der er virksomheder, men her er nogle af de punkter som vi mener skal med:
- Introduktion til hvad formålet med en Social Media Company Policy er, hvordan den bruges og hvorfor den er udarbejdet.
- Virksomhedens værdier, mission, Vision listes, og Social Media Company Policy skal listes og forklares med baggrund i hvordan virksomhedens værdier o.l, bruges på de Sociale Medier – både når man er til stede som medarbejder samt privatperson
- Nye værdier (ikke virksomheds værdier) men værdier som medarbejderne kan få brug på de Social Medier kan med fordel udarbejdes, f.eks.
- Hav altid respekt for ophavsretten til billeder, video o.l, som du deler på de Sociale Medier.
- værn om kunders/ andres privatliv (GDPR), hvis vi indsamler data om personer/ virksomheder, hvordan håndterer vi så denne data o.l.
- O.L.
- Hvilke forventninger virksomheden har til medarbejderens aktivitet/ opførsel på de Sociale Medier (sikkert meget lig med der forventes i fysisk tilstedeværelse)
- Liste over guidelines/leveregler for alle medarbejder, her er nogle eksempler
- Press/ PR: Gør det klart hvem der kan og må udtale sig på virksomhedens vegne, og ikke mindst hvor er grænsen og hvornår krydses den. Der er stor forskel på om man udtaler sig som virksomheden, eller det er om virksomheden
- Liste over guidelines/leveregler for alle medarbejder, her er nogle eksempler
- Negativ respons/ omtale - Hvis du oplever negativ respons, omtale, så er der udarbejdet en guide for hvordan den enkelte medarbejder skal gøre, da vi jo er forskellige i hvordan vi tackler sådanne situationer – find virksomhedens guide, eller kontakt marketingafdelingen. Ser du dårlig eller god omtale af (virksomheden), så send det til marketing@virksomheden.dk
- Medarbejder/ privatperson - Hvornår er du medarbejder og hvornår er du privat person, beskriv hvordan medarbejderen tydeliggør dette, på en enkel og ikke kunstig måde.
- Du er ansvarlig for hvad du gør på de Sociale Medier - Er du i tvivl om hvorvidt du må bruge noget bestemt content, eller om det må offentliggøres på de Sociale Medier, så lad være. Vi opfordrer til at poste content, men vi opfordrer til at gøre det ud fra sund fornuft, samt efter gældende regler – kontakt marketingafdelingen, hvis du er i tvivl
- Omtanke - Vær opmærksom på at du repræsenterer virksomheden, så dialogen skal gerne afspejle vores Social Media Company Policy, og virksomhedens grundværdier og etik.
- Uddannelse i Sociale Medier - Vi opfordrer til at alle der bruger de Sociale Medier, som minimum har gennemgået vores grundkursus, i de mest almindelige basisgrundregler for Sociale Medier.
- Og der er mange flere.......
Gode råd vedr. udarbejdelse af Social Media Company Policy
- Få en tekstforfatter eller en anden ordsmed til at gennemskrive dokumentet, så det bliver formuleret på en god og vejledende måde. Det kan meget nemt blive en række regler, fremfor den operationelle guide som dette dokument gerne skal være.
- Forenkling og forstærkning: jo mere enkel jo bedre, da det skal være et operationelt og brugbart dokument. Anbefaling er at det er MAX 2-4 A4 sider.
- Det skal løbende opdateres, så den nye viden og erfaring som alle medarbejder indsamler i brugen, bliver delt med alle andre.
- Ansvaret for dokumentet ligger som udgangspunkt i marketingafdelingen, som referer til virksomhedens ledelse vedr. indholdet.
Rigtig god fornøjelse med at udarbejde en Social Media Company Policy til din virksomhed – jeg læser den gerne igennem, hvis du sender den til mig på hk@linkedsocial.dk.
20% af den samlede danske arbejdsstyrke er i 2020 digitale indfødte
